Na co dzień współpracujesz z całym sztabem różnych ludzi. Dopóki współpraca dobrze się układa nie ma powodów do zmartwień. Co jednak gdy nie jesteś zadowolona ze świadczonych usług czy to zewnętrznego pracownika, członka zespołu czy dostawcy jakieś usługi?
W moim dotychczasowym doświadczeniu jednym z najmniej przyjemnych obowiązków w pracy, jaki czasami musimy wykonać jest właśnie zwolnienie pracownika. Jak zatem sprawić by to wydarzenie stało się mniej traumatyczne dla obu stron a proces rozstania był sprawnie przeprowadzony?
Jak przygotować się do rozmowy?
W momencie kiedy podjęłaś decyzję o rozstaniu się z pracownikiem, dobrze jest przygotować się do tej rozmowy oraz mieć odpowiednie dowody na poparcie Twojej decyzji.
Warto również zapoznać się z dokumentacją pracownika i spojrzeć na historię przebiegu jego współpracy z firmą.
Pomocne w tym może się okazać np.
-dokumentacja ocen pracowniczych (jeżeli taki system ocen pracowniczych działa w firmie),
-listy ostrzegające,
-czy pisemne lub mailowe zażalenia klientów lub innych pracowników.
Jaki termin spotkania będzie najbardziej odpowiedni?
Przed spotkaniem powiadom pracownika o Twojej chęci zorganizowania wspólnego spotkania. Wcześniejsze poinformowanie o spotkaniu pomoże wam zsynchronizować kalendarze oraz zarezerwować osobny pokój lub przestrzeń w miejscu pracy, gdzie można spokojnie porozmawiać.
Pewnie zastanawiasz się jaki może być najlepszy termin na to spotkanie? Co do wyboru dnia tygodnia jak i pory dnia funkcjonują różne podejścia na rynku pracy. Jeżeli informujemy pracownika na początku tygodnia dajemy mu szansę na wcześniejsze rozpoczęcie poszukiwań pracy jaki i rozmowy z współpracownikami o obecnej sytuacji.
Sytuacja ta może być dla nas o tyle niekorzystna, że negatywne emocje oraz niepokój mogą zostać rozsiane po całym dziale/biurze w trakcie pozostałych dni tygodnia, który dopiero się rozpoczął.
Jeżeli natomiast przeprowadzisz tą rozmowę na końcu tygodnia, dajesz możliwość pracownikowi ochłonąć i oswoić się z decyzją podczas weekendu.
Niestety istniej również ryzyko, że podczas dwóch dni pracownik nabierze sił, nowych argumentów i agresywnego nastawienia aby z pełną mocą wznowić z Tobą rozmowę w poniedziałek, co na szczęście raczej rzadko się zdarza.
Międzynarodowego Stowarzyszenia Zarządzania Kadrami na podstawie wypowiedzi doświadczonych specjalistów HR, podaje, że wtorek zdaje się być najlepszym dniem do poinformowania pracownika o zakończeniu współpracy. Pracownik wówczas może przemyśleć sytuację oraz ewentualnie i wrócić z pytaniami w kolejny dzień nie czekając aż minie – pewnie i tak już zrujnowany – weekend.
Z kolei, dzięki temu, że nie jest to początek tygodnia pracownik ma mniejszą ilość dni do spędzenia w biurze w niecodziennej i niekoniecznie komfortowej atmosferze.
Pamiętaj, że i tak jakikolwiek termin wybierzesz to ważniejszy jest sposób przeprowadzenia rozmowy.
Jak przeprowadzić spotkanie?
Rozmowę należy rozpocząć od podania celu, dla którego odbywa się to spotkanie. Wskazane jest poinformować pracownika, o tym że firma zdecydowała nie kontynuować współpracy z daną osobą. Być może jest to dość surowy początek rozmowy, ale przynajmniej konkretny.
Jeżeli zaczniesz rozmowę od pytań o weekend, żartów lub małych pogaduszek, pracownik może się poczuć niekomfortowo lub nawet ośmieszony czy zlekceważony, odkrywając prawdziwy cel tego spotkania.
Rozpoczęcie rozmowy w zdyscyplinowany i poważny sposób uświadomi pracownikowi, że decyzja ta jest ostateczna i nienegocjowalna.
Po przekazaniu informacji o zwolnieniu należy podać powód tej decyzji.
Z jednej strony, jeżeli staniesz się skupiona na każdym szczególe oraz przyczynie zwolnienia pracownika, rozmowa może stać się zbyt emocjonalna, pełna wyjaśnień i zakończy się, poczuciem winy i żalu. Ponadto, podawanie zbyt wielu powodów sprowadzi tę rozmowę do tłumaczeń, próśb i obietnic. Z drugiej strony natomiast, gdy będziesz zbyt zwięzła i stanowcza a rozmowa będzie oziębła, może to zachwiać relacje między Tobą a pracownikiem.
Dobrze jest być przygotowanym i móc wymienić wcześniej dane szanse oraz niespełnione oczekiwania, które zapewne miały miejsce, ponieważ inaczej nie byłoby konieczności zerwania współpracy. Informacja zwrotna na temat efektów pracy i podkreślenie ewentualnych naszych zastrzeżeń powinna być podana stosunkowo wcześniej. Jeżeli był dany czas na poprawę efektywności, rozmowa o zwolnieniu jest wyraźnym efektem braku widocznej poprawy.
Poniższe zdanie, może okazać się pomocne aby uciąć dyskusję, która podąża w zbyt głęboką otchłań tłumaczeń: „Przedłużenie współpracy z tobą nie jest dłużej opłacalne dla firmy”.
Przygotuj swój plan działania – co dalej?
Osoba, która właśnie się dowiedziała o zwolnieniu zapewne może być trochę przytłoczona i zagubiona co ma robić dalej. Oprócz oczywistych działań, jak rozpoczęcie szukania nowej pracy, pracownik może zadać Ci parę pytań, na które warto znać odpowiedzi: Warto mieć plan działań na okres czasu wypowiedzenia, który pozwoli na sprawny podział obowiązków między pozostałymi członkami zespołu jak i dokończenie niezbędnych zadań i spraw przez osobę, z którą się rozstajesz.
Zapewnij również daną osobę, że w każdej chwili może wrócić do Ciebie z pytaniami, oferując tym samym pomoc jak i dodając wsparcia w nadchodzących dniach.
Na koniec, oswój się z niesmakiem jaki pozostanie w Tobie po odbytej rozmowie, ponieważ nie jest łatwym zadaniem kogoś zwolnić. Postaraj się jednak pozostać w dobrych relacjach ze zwalnianą osobą, poprzez przeprowadzenie tego procesu z wzajemnym szacunkiem oraz w szczery i sprawiedliwy sposób.