Spółka akcyjna to forma prawna prowadzenia działalności gospodarczej, która charakteryzuje się emisją akcji, przedstawiających poszczególne części kapitału zakładowego. Wartość nominalna (wysokość reprezentowanego przez nią kapitału zakładowego) jest zawsze taka sama, ale z mocy statutu, możliwe są różne ograniczenia i uprawnienia dotyczące prawa głosu i innych przywilejów. Spółka akcyjna nie zawsze musi być spółką publiczną, co oznacza, że akcje nie muszą być zawsze oferowane na giełdzie czy innych rynkach regulowanych. W związku z dużą złożonością regulacji dotyczącej tej formy działalności, niestety przedsiębiorcy prowadzący ten typ spółki, w dalszym ciągu wpadają w pułapki związane np. z zawieraniem umów. Dodatkowym utrudnieniem jest też bardzo duża liczba podmiotów, która zwykle posiada udziały w spółce. O co chodzi?
Zasada – reprezentacja przez zarząd
Regułą o licznych wyjątkach jest reprezentacja spółki akcyjnej przez zarząd. Organ ten jest organem obligatoryjnym, co znaczy że musi występować w każdej prawidłowo funkcjonującej spółce akcyjnej. O ile tylko zarząd liczy więcej niż jednego członka (co jest regułą), sposób reprezentacji określa statut spółki akcyjnej. Oznacza to więc, że możliwe jest zastrzeżenie, że składać oświadczenia, zawierać umowy itd. w imieniu spółki, może np. trzech członków zarządu łącznie, lub tylko wszyscy jego członkowie, występujący łącznie.
Ograniczenie pierwsze – rada nadzorcza
Aby zarząd nie był jednak zarządcą i kontrolującym w jednej osobie, w spółkach akcyjnych obowiązkowe jest także ustanowienie przynajmniej trzyosobowej rady nadzorczej. Jej obowiązków i uprawnień nie będziemy w tym miejscu opisywać jakoś szeroko, ale na wzmiankę zasługuje fakt, że w niektórych sytuacjach posiada ona prawo do zatwierdzania czynności planowanych przez zarząd. Aby skutecznie zawrzeć umowę z kontrahentem, na przykład przekraczającą jakąś ustaloną w statucie kwotę, która ustalona jest w treści statutu spółki, zarząd musi notyfikować radę nadzorczą. Ta ma obowiązek podjęcia uchwały w tej kwestii. Wyrażenie zgody oznacza możliwość dalszych działań zarządu, natomiast jej brak, skutkuje obowiązkiem wstrzymania się od ich podejmowania.
Trudności w praktyce i teorii – reprezentacja spółki w umowach i sporach z członkami zarządu
O ile dotychczasowy wywód powinien być raczej zrozumiały i prosty nawet dla osoby, która z prawem na co dzień nie ma zbyt wiele do czynienia, o tyle w tym miejscu zaczynają się przysłowiowe schody. Wyobraźmy sobie sytuację, w której spółka akcyjna chce zawrzeć umowę z członkiem zarządu, na mocy której sprzeda mu wartą milion złotych nieruchomość. W spółce występuje tysiąc wspólników. Członków zarządu jest trzech, a prywatnie są bardzo dobrymi przyjaciółmi.
Jak pamiętamy z poprzednich akapitów, to właśnie zarząd w modelowym rozwiązaniu odpowiada za zawieranie tego typu umów, ewentualnie za zgodą rady nadzorczej. Ryzyko, które pojawia się w tym miejscu, to niewłaściwe wyznaczenie ceny, wynikające z bliskich powiązań osobistych, albo co gorsza, nawet stan faktycznego zawierania umowy przez członka zarządu z samym sobą. Po jednej stronie umowy występowałby bowiem jako spółka, a po drugiej, jako on sam. Czy w takiej sytuacji cena transakcji mogłaby być właściwa? Co na to inni akcjonariusze, którzy taką transakcją byliby pokrzywdzeni?
Rozwiązanie – art. 210 KSH
Z pomocą w rozwiązywaniu tego typu sporów przychodzi ustawodawca. Artykuł 210 Kodeksu Spółek Handlowych regulując tego typu sytuacje ustala, że zasadą reprezentacji w takim stanie rzeczy, jest reprezentacja przez radę nadzorczą. Niezależny organ kontrolny, wyjątkowo działając w imieniu spółki i wszystkich akcjonariuszy, w założeniu ustawodawcy, prowadzi więc do zawarcia korzystnej umowy dla spółki. Jeśli z jakichś powodów natomiast rada nadzorcza nie może występować w roli organu reprezentacji, konieczne będzie ustanowienie w tym celu specjalnego pełnomocnika.
Pełnomocnik spółki – szczególne wymagania
W przypadku powoływania pełnomocnika spółki do zawarcia umowy z członkiem zarządu, należy pamiętać o dwóch istotnych kwestiach. Po pierwsze, co niestety niekiedy “umyka” spółkom i zajmującym się tego typu sprawami kancelariom, pełnomocnik nie może być powołany spośród członków zarządu. W sposób oczywisty nie eliminowałoby to zaistniałego konfliktu interesów między zarządem a spółką, a tylko jeszcze bardziej go zaogniało. Po drugie pełnomocnik powinien być powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Nie ma przy tym znaczenia, czy zgromadzenie będzie obradowało w rocznym trybie (jako zwyczajne walne zgromadzenie wspólników), czy jako nadzwyczajne walne zgromadzenie wspólników. Liczy się sam efekt.
Zawieranie umów w imieniu spółki nie należy do najprostszych czynności. Większość spółek w takiej sytuacji korzysta z usług pełnomocników zawodowych, czuwających nad przebiegiem transakcji i prawidłowymi procedurami. Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy nawet praktycy zapominają o weryfikacji tak podstawowych okoliczności, jak zasady reprezentacji, co wiąże się z późniejszą bezskutecznością umowy. Przypadki takie nie są jednak powodem do chwalenia się, a informacji o nich raczej nie znajdziesz w dziale “sukcesy” na stronach spółek.