Jak wiadomo, za strategię biznesową firmy, a więc ogólną koncepcję jej działania i najważniejsze cele do zrealizowania odpowiada zarząd firmy. To on ustala priorytety w głównych segmentach działalności przedsiębiorstwa. Wdrożenie systemu ERP zaś nie jest jedynie próbą unowocześnienia firmy, a przede wszystkim sposobem na optymalizację działań, prowadzących do realizacji najważniejszych celów firmy. W tej sytuacji rola zarządu polega przede wszystkim na tym, by:
uznać ERP za ważny element przyjętego modelu biznesowego i nie delegować wdrożenia systemu tylko na dział IT i zespoły, które będą operacyjnie z niego korzystały,
określić, jaki jest główny cel wdrożenia – w jaki sposób nowe rozwiązanie ma wspomóc w realizacji celów firmy,
określić potrzeby firmy i kluczowe oczekiwania wobec ERP,
ustalić budżet na implementację systemu.
Wdrożenie ERP jako inwestycja o wysokim priorytecie
Skoro ERP ma być narzędziem wspierającym realizację celów biznesowych firmy, to warto, aby zarząd zaangażował się w proces wdrożenia w kluczowych jego momentach.
Na etapie poszukiwania dostawcy rola zarządu polega na określeniu, które z proponowanych przez rynek rozwiązań będą najbardziej odpowiednie dla firmy w kontekście jej strategii działania i rozwoju.
Wybór oferty zwykle oznacza dla firmy znaczący wydatek, o którym decyzję może podjąć jedynie zarząd. Warto więc zadbać, aby również na tym etapie zarząd był bezpośrednio zaangażowany w prowadzone rozmowy, co pozwoli uniknąć niepotrzebnego odwlekania w czasie decyzji o wdrożeniu.
Wreszcie zaangażowanie zarządu istotne jest jako czynnik motywujący i usprawniający w samym procesie wdrożenia – zwłaszcza w odniesieniu np. do konieczności zmian organizacyjnych mających na celu uporządkowanie procesów biznesowych, co często towarzyszy projektom wdrożenia ERP.
ERP a czynniki ludzkie
Istotną rolę przy efektywności wdrażania systemu ERP odgrywają czynniki ludzkie. Po pierwsze więc rola zarządu polega na tym, by wybrać zespół pracowników, którzy pokierują pracami wdrożeniowymi. Najlepiej, by były to osoby z umiejętnością zarządzania projektem oraz z wiedzą informatyczną. Lider grupy wdrożeniowej powinien być w nieustannym kontakcie z zarządem, raportując postępy w pracach i konsultując ważne decyzje dotyczące np. konieczności zmian odnośnie zakresu funkcjonalnego czy kwestii organizacyjnych.
Druga sprawa to przygotowanie pracowników na nową jakość, która pojawi się wraz z wdrożeniem ERP. Ponieważ „nowe” zwykle budzi niepokój, rola zarządu polega tu na informowaniu i przekonaniu pracowników o zasadności wdrożenia rozwiązania, wraz z wskazaniem konkretnych usprawnień w ich codziennej pracy. Oczywiście, ważne jest także poinformowanie o ewentualnych zmianach proceduralnych czy organizacyjnych, a także możliwych trudnościach w pierwszych dniach pracy nowego systemu. Odpowiednia polityka informacyjna pomoże zapobiec nieporozumieniom i negatywnym nastrojom związanym ze zmianami.
Podsumowując, zaangażowanie zarządu we wdrożenie systemu ma znaczenie nie tylko w odniesieniu do wyboru i zakupu systemu ERP najlepiej dopasowanego do potrzeb firmy, ale także przyczynia się do budowania świadomości pracowników odnośnie konieczności i słuszności wprowadzanych zmian.